İhalede Geçici Teminat Serbest Bırakıldı, Yeniden İstendi: Fiziki Teminat Mektubu Verilebilir mi?

Elektronik ihalelerde e-teminat zorunlu mu?

Evet, teklif aşaması için zorunludur. Kamu İhale Kurulu'nun 2021 yılında aldığı karara göre, ilan tarihi 8 Haziran 2021 ve sonrası olan elektronik ihalelerde istekliler teklif kapsamında geçici teminat mektubu olarak yalnızca elektronik geçici teminat mektubu sunabilir.

E-teminat, banka tarafından düzenlenir ve bilgileri EKAP'a aktarılır. Mektuba verilen ayırt edici numara, istekli tarafından e-teklifle birlikte gönderilir. Sistem; ihale kayıt numarası ve ihale tarihi ile eşleşerek çalışır.

İdare teminatı serbest bırakıp yeniden isterse ne olur?

Uygulamada şu durumla karşılaşılabilir: İhale henüz sonuçlanmamışken idare, isteklilerin geçici teminatlarını serbest bırakır. Daha sonra bir isteklinin itirazını incelemek veya aşırı düşük teklif açıklamasını yeniden değerlendirmek için ondan tekrar teminat ister.

Bu noktada e-teminat sistemi sorun çıkarabilir. E-teminat, ihale tarihi ve ihale kayıt numarasıyla eşleştiği için ihale tarihinden sonra aynı ihale için yeni bir e-teminat düzenletmek her zaman mümkün olmayabilir. İstekli, idarenin istediği teminatı süresinde sunamama riskiyle karşı karşıya kalır.

Örnek uyuşmazlık: Fiziki teminat mektubu reddedilirse

Bu konu, bir yol yapım ihalesinde Kamu İhale Kurumuna yapılan itirazen şikâyet başvurusunda tartışılmıştır.

Olay: Başvuru sahibi şirket, elektronik ihaleye e-teminatla katılır. Teklifi sınır değerin altında kalır ve şirketten aşırı düşük teklif açıklaması istenir. İhale devam ederken idare, tüm isteklilerin e-teminatlarını serbest bırakır. Şirketin açıklaması reddedilir. Şirket bu karara itiraz eder.

Teminat talebi: İdare, itirazın incelenmesi için şirketten yeniden teminat ister. Şirket, e-teminat almak için girişimde bulunur. Ancak sistem, ihale tarihi geçtiği için aynı ihale için yeni e-teminat düzenlenmesine izin vermez. Şirket, süresi içinde banka tarafından düzenlenmiş fiziki teminat mektubunu idareye teslim eder.

İdarenin tutumu: İdare, elektronik ihalelerde yalnızca e-teminat sunulabileceğini belirterek fiziki teminat mektubunu kabul etmez. Şirketi ihale dışı bırakır ve şikâyeti de reddeder.

Başvuruda ileri sürülen görüşler: Şirket, Kamu İhale Kurumuna itirazen şikâyet başvurusunda şu noktaları ileri sürer:

• E-teminat zorunluluğu, ihaleye ilk katılımda teklifle sunulan teminat içindir. Şirket bu yükümlülüğü yerine getirmiştir.
• İtiraz aşamasında istenen teminat, idarenin kendi işlemiyle serbest bıraktığı teminatın yeniden sunulmasıdır. Bu aşamada e-teminatı zorunlu kılan bir hüküm yoktur.
• E-teminatın alınamaması, şirketin kusurundan değil, sistemin işleyişinden kaynaklanan bir imkânsızlıktır.
• Sunulan fiziki mektup; tutar ve geçerlilik süresi bakımından gerekli şartları taşımaktadır.
• İlk katılım kuralını itiraz aşamasına genişleterek uygulamak, kanunilik ilkesine aykırıdır.

Benzer durumda ne yapmalısınız?

• Yazılı belge: E-teminatın neden alınamadığını banka veya ilgili kuruluştan yazılı olarak belgeleyin. Sözlü görüşmeye dayanan bir tespit, ileride ispat sorunu yaratır.
• Süre: İdarenin verdiği süre içinde teminatı mutlaka sunun ve teslimi belgeleyin.
• Şartlar: Fiziki mektubun tutarını, geçerlilik süresini ve standart forma uygunluğunu kontrol edin.
• Başvuru: İdare mektubu reddederse önce idareye şikâyet, sonra Kamu İhale Kurumuna itirazen şikâyet başvurusu yapın. Süreler kısadır; ret kararı tebliğ edildiği anda harekete geçmek gerekir.

Sık sorulan sorular

Elektronik ihalede teklifle birlikte fiziki teminat mektubu verilebilir mi?

Hayır. Teklif aşamasında elektronik ihalelerde yalnızca elektronik geçici teminat mektubu sunulabilir.

İdare ihale sonuçlanmadan teminatı serbest bırakabilir mi?

Bu konu ihale dokümanına ve somut duruma göre değerlendirilir. Ancak teminatı serbest bırakan idarenin, sonradan isteklinin yerine getiremeyeceği bir şekil şartı araması hakkaniyete uygun düşmez.

Kurum kararına karşı ne yapılabilir?

Kamu İhale Kurulu kararlarına karşı idari yargı yolu açıktır.