Aşırı Düşük Teklif Savunması Nasıl Yapılır? İstenmesi Hâlinde Yapılacaklar

Aşırı düşük teklif sorgulaması nedir?

Kamu İhale Kanunu'nun 38. maddesine göre ihale komisyonu, teklifleri değerlendirdikten sonra fiyatı aşırı düşük olanları tespit eder. Bu teklifleri doğrudan reddedemez. Önce, belirlediği süre içinde teklif sahibinden teklifte önemli gördüğü bileşenlere ilişkin ayrıntıları yazılı olarak ister.

Komisyon açıklamayı değerlendirirken özellikle şunlara bakar:

• İmalat sürecinin, hizmetin veya yapım yönteminin ekonomik olması,
• Seçilen teknik çözümler ve isteklinin sahip olduğu avantajlı koşullar,
• Teklif edilen mal, hizmet veya yapım işinin özgünlüğü.

Yani düşük fiyat tek başına ret sebebi değildir. Asıl soru, bu fiyatın gerçekçi ve belgelenebilir olup olmadığıdır.

Aşırı düşük teklif açıklaması için ne kadar süre verilir?

Süre, ihale komisyonunun yazısında belirtilir. Ancak mevzuat alt sınır koyar:

• Hizmet alımı ihalelerinde: En az üç iş günü,
• Yapım işi ihalelerinde: En az beş iş günü.

Kısa bir süre olduğu için yazı geldiği anda hazırlığa başlamak gerekir. Açıklamanın son gün, belirtilen saate kadar idareye ulaşmış olması önemlidir.

İdarenin açıklama isteme yazısında neler olmalı?

Savunmanızın sınırını idarenin yazısı çizer. Kamu İhale Kurulu ve Danıştay kararlarında öne çıkan ilkeler şunlardır:

• Yazıda, açıklama yapılacak önemli teklif bileşenleri açıkça ve somut olarak gösterilmelidir.
• Bu bileşenler, sorgulanan bütün istekliler için aynı olmalıdır.
• "Ve benzeri giderler" gibi belirsiz ifadeler ya da kalemlerin ayrıştırılmadan toptan sıralanması sorgulamayı hatalı kılar.
• Yapım işlerinde idare, isteklilere analiz formatını ve gerekli bilgileri vermelidir.

Yazı bu şartları taşımıyorsa, bu durum ileride yapılacak şikâyet ve itirazen şikâyet başvurusunda önemli bir dayanaktır.

Savunma hazırlarken nelere dikkat edilmeli?

Yalnızca istenen bileşenleri açıklayın. Açıklama, idarenin yazısında belirttiği hususlar çerçevesinde yapılır. Sorulmayan kalemlere girmek gerekmez.

Analiz formatını değiştirmeyin. İdarenin verdiği analiz formatındaki miktarlar ve teknik özellikler istekli tarafından değiştirilemez. Format değiştirilerek yapılan açıklamalar kabul edilmez.

Her rakamı belgeye dayandırın. Açıklamada kullanılabilecek başlıca belgeler şunlardır:

• Üçüncü kişilerden alınan fiyat teklifleri ve bunlara dayanak olarak meslek mensubunca düzenlenen tutanaklar,
• İsteklinin kendi ürettiği veya satın aldığı mallara ilişkin maliyet ya da satış tutanakları,
• Kamu kurumlarının yayımladığı fiyatlar, ticaret borsası ve hal fiyatları.

Bu belgelerin şekil şartları ayrıntılıdır. Bir tutanağın eksik ya da hatalı düzenlenmesi, açıklamanın tamamen reddedilmesine yol açabilir.

İşçilik maliyetlerini eksik göstermeyin. Mevzuattan kaynaklanan işçilik giderleri en çok sorun çıkan kalemlerdendir.

Teklifim aşırı düşük diye reddedildi, ne yapabilirim?

Komisyonun açıklamayı reddetmesi, gerekçeli olmalıdır. İhale sonucunun bildiriminde teklifinizin neden uygun bulunmadığı açıkça yazılmalıdır. Kamu İhale Kurulu kararlarında, açıklamaların somut verilerle değerlendirilmesi gerektiği; "hayatın olağan akışına aykırılık" gibi genel gerekçelerle teklifin reddedilemeyeceği kabul edilmektedir.

Ret kararını hukuka aykırı buluyorsanız önce idareye şikâyet, sonra Kamu İhale Kurumuna itirazen şikâyet başvurusu yapabilirsiniz. Kurul kararına karşı idari yargı yolu açıktır. Bu başvuruların süreleri kısadır; ihale sonucunun bildirimini aldığınız anda değerlendirme yapmanız gerekir.

Sık sorulan sorular

Aşırı düşük teklif açıklaması istenmeden teklif reddedilebilir mi?

Kural olarak hayır. Kanun, reddetmeden önce açıklama istenmesini öngörür. Ancak Kamu İhale Kurumu, belirli tutarın altındaki bazı hizmet ve yapım ihalelerinde sınır değerin altındaki tekliflerin açıklama istenmeden reddedilmesine ilişkin düzenleme yapmaya yetkilidir. İhale dokümanını bu açıdan kontrol etmek gerekir.

Açıklama süresi uzatılabilir mi?

Süreyi ihale komisyonu belirler. Mevzuattaki alt sınırın altında süre verilmesi hukuka aykırıdır.

Savunmada sonradan belge eklenebilir mi?

Açıklama, verilen süre içinde sunulan belgeler üzerinden değerlendirilir. Bu yüzden belgelerin süre bitmeden eksiksiz hazırlanması gerekir.